非營利組織財務能力評估 FinMAT

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談企業/個人財務管理的專書文章不少，但似乎少見討論非營利組織的財務狀況，想來 NGOs/NPOs 這群人大都是靠理想燃燒發電，扯些市井銅臭事未免庸俗自擾，本刊少談如何有效成功地募款(開源)，想想不如換個角度寫寫節流面控制 — — 以社會責任為優先，致力實現良好世界的非營利機構，如何對自身的財務健康予以適當管理監察，遵守讓捐款人資助者放心的遵法與倫理作為，探索、健全財務能力以求能安然渡中長期風浪考驗。本文不談過於專門術語面的會計準則與財務管理，而是以 MHS 所發展的 Financial Management Assessment Tool (下稱 FinMAT) 財務健康評估工具為理解組織在財務健全的水平何在。以這樣較平易的入手起點，或可作為本地非政府組織先從體檢自身一般性財務政策、規定與流程上是否有遺漏或待改善的空間項目，再找機會學習認識更深入的非營利財務規劃與會計控制技巧。

MHS (Management Sciences for Health)作為一個從管理角度關注國際健康合作發展的非營利組織，在前人與健康公衛合作專案經驗基礎上，於 2009 年推出了FinMAT這套工具，其動機目的乃在於提昇組織財務健全之前，必先了解、評估組織當前相關的政策與營運流程，方能針對不足缺失找出對策。光看 FinMAT 書面文字資料，其一百多頁的操作手冊有 80 頁是具體的評估表格，其比重明確佔據大幅，而使用介紹的著墨相對輕盈，但這不表示組織的財務健全僅止於書面勾選作業後即了事。相反地 MHS 在前言介紹裏即清清楚楚地交代使用者，如何正確地使用這套工具：相關的準備、須確認事項有哪些；如何規劃財務評估的進行，包括哪些人要參與其中、時程安排、共同周嚴地完成評估表格與回頭檢查、評估結束後下一步要怎麼辦的討論規劃、對未來行動具共識，且行動能與組織整體的發展營運同步進展，以及後續相關改正落實監督。

故簡單說來， FinMAT 的結構安排如下：

評估表（10大個財務管理項目）
* 每大項底下又有 5~ 24 項子要件;
* 每個子項要件列出具體評估的標準，基本上 FinMAT 財務管理能力分為基礎、中級、高級三級，不見得每一個項目都具三級標準，有些可能只須符合基本要求，而有些則僅有中級標準。
* 請評估者對該項目予以是(Yes )或否(No)的回答;
* 請評估者為自己的回答提供進一步支持佐證的客觀證據。

2. 表格摘要，十個組成部分各一個;
3. 行動計劃表（可根據實際狀況多次複印）。

客觀來說，FinMAT 不平滑的三級評分設計，其實很難從總分中對不同組織予以一個公平客觀的比較分數，因此這套工具更適合放在同一個組織於不同時間點的能力進展測量。

FinMAT 財務評估的十大項目，分別為:
1. 組織與人事
2. 預算
3. 會計與簿記資料保存
4. 採購消費
5. 薪資表
6. 準時付款與服務商品發票
7. 現金管理
8. 股票、庫存與固定資產
9. 稽核審計
10. 使用資訊

鑑於對本地中小型非營利組織的實用性與參考價值，本文簡譯、介紹其中的第 1, 2, 3, 5, 7, 9, 10等七項。

FinMAT 財務評估項目與標準

1: 組織與人事

1.1 簽章管理：基本的要求是組織內每一筆簽章都經過適當層級的同意授權，進一步中級則是除了有正當授權外，簽名用印者都清楚了解其代表的責任意義。
1.2 倫理：對倫理行為的政策與標準， NPO 有白紙黑字的明確書面資訊，且這些規則皆符合當地的勞動法規，此是為基本要求。而最佳的高級標準則是進一步為員工們提供了解組織倫理政策的訓練。
1.3 工資薪水比例：工資薪水等級仍基於工作類別，最好能讓員工理解工資級別如何產生、規範。
1.4 財務長經驗: 五年相關經驗為基本起跳點，8~5 年經驗且有相關的證照則為中級水平，而高級者則需有 10 年實務經驗和證照。
1.5 刑事檢查：在招募財務職位時會在符合法律下，留意其是否有前科記錄，本項目只有此項中級標準。
1.6 財務人員經驗：過半的財務人員至少有 2 年相關工作經驗，高級分數則是 NPO 9成財務人員除了前述工作經驗外，有人具有關專業證照。
1.7 財務管理績效會議：最低要求是財務管理績效有基本目標，中級則是每季開會檢討績效目標達成狀況與相關問題，最佳示範則是每個月舉行此類檢討會議。
1.8 工作內容描述介紹：財務部的工作任務職責有具體書面的說明描述，而要取得中級分數則除工作職責說明外，也要讓每位工作人員自己保存一份，時時作為確認與提醒。
1.9 人員引導：本項無基本等級，達到中級條件是對工作人員實施必要的財務在職訓練，最佳的作法是新晉人員的入職引導介紹中即包含財務管理課题。
1.10 績效措施：每位工作人員都有自己的年度工作計畫，清楚知道這一年要執行的活動任務，再好一點的狀況是除工作計畫外，也有明確的個別目標，而最佳狀況則是財務人員的工作計畫有明確的績效目標與彼此都同意的績效評量方式。
1.11 績效檢討：主管每年至少作一次員工考核，並提供改善回饋建議。中級則要主管進一步對表現不良的員工進行開導與加強監督。而高等級的作法則是考核表現良好的員工予以升職或加薪等獎勵。
1.12 利益衝突：本項無基礎分數，中級表現是 NPO 對利益衝突行為有書面文字政策，而最高級則要求員工須保證遵守相關政策規則。

2: 預算

2.1 政策與流程：現有的預算政策與流程遵照一般會計原則 GAAP 且包含責任、檢查與同意程序、報告流程和差異偵測與分析等重要部份。中級加上所有涉入預算流程的人員都有政策流程手冊，進階高級者還會針對這些人員予以相關指引訓練。
2.2 預算模板：本項僅有一級基本要求，即提供工作人員預算模板和
報告表格，以要求人員記錄、跟踪活動和費用。
2.3 年度預算：同樣僅有基本要求，年度預算規劃已到位，整套流程包括審查與同意簽核把關，因為年度預算與組織的實際運作直接綑綁。
2.4 年度預算和運營計劃：最低要求是年度預算有按照捐款人指定用於不同的計畫方案與費用，最好的作法是在前項條件下，依照工作方案與組織營運來發展年度預算。
2.5 多年度預算：中、高二級，中級是由資深管理人員負責多年長期預算，而高級分數則是要求多年度預算仍依照組織中長期戰略發展規劃而製定，且依此原則來指導年度預算編列。
2.6 預算流程：只有高級標準，預算編列要包含 A)持續的收入和支出 B)不常有或特殊收入支出 C) 資本支出之預測。
2.7 間接費用比例率：有三級，初級基本要求 NPO 能辨別與追蹤管理項目相關的間接費用，中級標準則是 NPO 有一套合理分擹間接費用的處理方式，最高級則是在滿足前二個條件外，還要能成功地控制間不超過捐款者的間接成本。
2.8 受益：預算中的費用必須與受益地方有關，本項只有一級基本要求。
2.9 會計系統：預算已整合在會計系統中，本項只有此要求，符合者為高標等級。
2.10 支出報告：有三級，初級有製作的預算綪效報告，知道盈虧變異的狀況。中級則是了解造成盈虧差異的原因且有具體的改善建議。而最高級就是能真正地落實改善建議。
2.11 預算報告：初、中二級，其不同之處仍在對於報告頻率的要求，最基本的是每季提交預算表現報告，中級則是每個月進行績效報告。
2.12 資本項目：只有初級，其要求有好好研究過資本項目成本後，再由適當層級的長官批淮同意。

3: 會計與簿記資料保存

3.1 工作手冊：共三級，第一級基礎現有的預算政策與流程遵照一般會計原則 GAAP 且包含責任、檢查與同意程序、報告流程和財務交易處理等重要部份。中級加上所有涉入預算流程的人員都有政策流程手冊，進階高級者還會針對這些人員予以相關指引訓練。
3.2 保留財務記錄：共三級，依法或捐款人要求，在政策上保留財務記錄的規定以文字文件表述，且相關人員可取得此政策文件；中級程度則要工作人員一致遵從，而最高級分數則 NPO 必要時會檢查政策文件以確認其適用效力。
3.3 訪問記錄取用：僅有初級要求，即保存在電腦的財務記錄僅提供給有處理交易必要的人員使用，限制存取權限。
3.4 帳戶科目表：書面的會計科目表準確地反映了收入，支出，資產等類別
和負債。更進一步則要求會計科目表包括可能的預算項目與帳戶代碼，並由上級批淮。最後一關則是會計科目表為多層結構，以便員工檢查重要細節
（例如，通過組織單位，地區或項目/計劃）。
3.5 表格文件：僅有基本要求，備有相關的表格文件、記錄本，以便讓員工記錄追蹤活動交易，及日後審計查帳。
3.6 付款憑證：僅基本分要求，付款憑證根據付款編號的文件建檔，所有交易均有憑據，且須由憑證系統之外的主管批准。
3.7 調整：分三級要求，基本分是憑證按會計科目表規定正確編碼。如果年終檢查報告沒出現一些異常的調整條目可得中級分，而最佳狀況則是在交易完成後的兩個月內完成必要的科目調整。
3.8 試算表之準備：三級給分，每季準備一次試算表可得基本分，至少每六週準備試算表可加分，最高得分為每月都準備提交試算表。
3.9 試算表：三級，基本分是在財務期結束的三個月完成試算表結算，若能六週內完成則加一級，最高得分是在四週內完成。
3.10 每天簿記登載：僅基礎要求，維持所有日記帳分錄的順序記錄，按順序輸入交易日誌。
3.11 每日簿記登載檢查：檢查所有日記帳條目的有效性，且須有會計主任批准。進者則再由會計長來檢查日誌條目的有效。高級者作法則是會計長負責檢察某一額度以上的條目有效性，其它條目則委由其它適任的會計員檢查核實。
3.12 財務報告政策：對外的財報依書面政策製偏，可供相關工作人員使用。中級則要求其一致性，而最佳作法則是能對政策進行必要審查。
3.13 財務報告頻率：初、中二級，每季提交有基本分，每月提交則可加到中級。
3.14 財務和計劃管理報告：中、高二級，為各個不同領域管理者提供的財務與非財務指標以季報頻率提交，高級者的頻率為拉到每月提交。
3.15 報告的及時性：三級，基本者為財務期結束的三個月內完成報告，能六週內完成加級，最高得分是在四週內完成
3.16 報告分析：本項僅有高級版，比較分析財務和非財務指標，如費用率和服務統計。
3.17 年度財務報表製作：三級，基本分是在財務年度結束的三個月內發佈財報，縮短至六週內則加一級，最高得分是在四週內完成。
3.18 年度財務報表：三級，基本要求年度財報有損益表和收支表，進階則是將特定專案的支出狀況列清楚，高級者則還另包括現金流動報表。

4: 採購消費X

4.1 政策和流程
4.2 預算批准
4.3 形式表格
4.4 及時採購
4.5 廠商
4.6 訂單
4.7 授權購買
4.8 購買訂單記錄
4.9 收到貨物和服務
4.10 價格
4.11 購買和付款分開間隔
4.12 資本項目
4.13 捐贈基金的使用

5: 薪資表

5.1 政策與流程工作手冊：初、中二級，薪資結構的政策與流程已由適當人員建立，人員溝通理解相關狀況。中級則是有一本手冊說明蓋薪資結構的政策與流程。
5.2 薪資政策和流程手冊：三級，基本為上述政策流程依循一般會計共同原則 GAAP 或 IFRS，包含責任、檢查與同意程序、執行、監督報告流程和責任分開等重要部份。中級要求所有涉及人員都人手一份此政策流程手冊，進階高級者還須予以相關指引訓練。
5.3 營運：以下 5.5 ~ 5.9 僅有初級基本標準。相關營運操作要依照上有的政策與流程走。
5.4 表格文件：工作人員有相關的表格文件、記錄本，以記錄追蹤活動交易，並便於日後審計使用。
5.5 條款：員工的薪資支付與可預領比例有書面條款。
5.6 支票薪水分發：發送支票者與準備支票者不能為同一個人，如有停職、離職、退休、死亡等情況，要立即通知薪資處理部門。
5.7 文件分開保管：人事記錄必須與薪資單分開保管。
5.8 薪資：新任命者的薪酬經上級批准後交付給薪資處理部門。
5.9 非薪酬的津貼補償：如加班費、出差旅費津貼、住房福利、獎金，要依照授權批淮的政策和流程處理。
5.10 工時和出勤系統：有三級，初級標準是工時與出勤系統用於作薪資支付的依據，中級則授權讓主管來淮許工作時數認定，最高級則依時間和考勤，分析休假和缺勤確保員工只能要求根據政策和法規所批淮的報酬。
5.11 加班：分三級，最低是超時工作的薪資支付須由主管同意，中級則多要求對超時薪資予以檢查監督，高級的作法則是每月檢查監督超時薪資外，也對於減少超時工作採取必要控制減少加班。
5.12 時間分配安排：有一套替項目、活動或部門分配時間的系統，本項僅有此中級標準。

6:準時付款與服務商品發票 X

6.1 薪資單支付
6.2 供應商付款
6.3 折扣/罰金
6.4 報銷
6.5 發票
6.6 出色的應收賬款 OUTSTANDING RECEIVABLES
6.7 出色的應付款 OUTSTANDING PAYABLES

7: 現金管理

7.1 手冊：三級，基本一如前面對於相關政策流程白紙黑字書面文件的重視尊守，手冊規範了現行的既定政策和程序控制，銀行和現金流量管理依循良好的管理實踐和保障，尤其責任、審查同意、執行、監測報告與資産保護等關鍵，中級要求相關人員手上都有此手冊，能另再提供訓練則可取得高級分。
7.2 表格：以下三條（7.2~ 7.4)僅有初級。現金控制、銀行業務和現金流通皆按照既定政策程序進行
。工作人員可取得現金管理、銀行業務的文件和登記冊等表格或文件，以記錄和存檔現金流量活動和交易，與稍後審計查帳用的紙本記錄。
7.3 收據：事先編號好的收據用於收款證明，且註明是收到現金、支票、信用卡或其它管道。
7.4 責任分開：開立現金收據者不負責支票簽章、核對銀行帳單、核對現金
存入收據簿或會計總帳等工作。
7.5 支票安全 X
7.6 鑰匙保管安全：僅中級，對現金保管鑰匙有管理政策並已執行
7.7 銀行帳戶：以下三條（7.7~ 7.9)僅有初級。取得執行長與理事會授權同意方能開立與關閉 NPO 的銀行帳戶。
7.8 單獨的帳戶：如協議或合約要求，每筆捐贈者的資金都個別單筆存入銀行帳戶。
7.9 授權的簽名：限制可動用銀行帳戶的授權簽章人員，僅止於組織重要關鍵人物。
7.10 簽章層級：初、中二級，一兩名未參與購買決定的管理人員可以簽署某許可額度的支票，中級則是如果金額少於規定額度，則高管可授權其它人員負責簽署。
7.11 檢查 ：以下(7.11~7.17)皆僅有基礎等級。採購訂單、驗收報告和供應商發票一併附在付款憑單上，以供提供支票或滙款單簽章者進行審查。
7.12 定期存款：收到的所有現金和支票在收據對帳後，定期存入銀行帳戶之。
辦公室現金不多，且確認保存安全。所有現金出入的收據和交易都登䤸於日記帳。
7.13 支票背書 X
7.14 存款：負責現金存入與收據簿對帳者與收取管理現金者為不同人。
7.15 現金會計：不加入現金管理的個人來負責查驗所有收到的款項。
7.16 現金周轉：預估每月現金流量，確保有足夠的資金來滿足承諾，此為中級水準。
7.17 使用現金：收到的現金要先登記後再支付出去或放入小額現金箱，唯此基級標準。
7.18 支票管理 X
7.19 登記對帳：初、中二級，能每季核對交易日誌與銀行收支單為基本要求，若能每月做到則達中級水準。
7.20 對不上的條目：無法核對的項目必須加以調查處理，唯此基本要求。
7.21 對帳檢查：授權某高級主管檢查銀行帳戶核對與簽章，此為唯一基本要求。
7.22 現金箱：初、中二級，初級的要求是對於現金多少與可動用情況、存放處與安全、管理取用授權、收據登載等事項予以書面規定。中級則進一步對現金短少時管理人員的責任歸屬、現金管理者無法執行責任時的工作移交予以明文規定。
7.23 現金對帳：初、中二級，初級門檻為每季核對現金，中級則是每月對帳現金收支。
7.24 零用作為預付基金：僅有高級，把零用金視為固定額度的預付基金。

8: 股票、庫存與固定資產 X

8.1 政策和流程
8.2 政策執行
8.3 表格文件
8.4 安全保護
8.5 股票經理
8.6 股票價格
8.7 記錄保存
8.8 電腦系統
8.9 固定資產監護代管
8.10 系統列表
8.11 固定資產存貨

9: 稽核審計

9.1 審計：初、中二級，基本是依政府規定要求，組織財務審計須由認證的會計事務所或政府人員來稽核檢查。中級則是 NPO 自己內部有審計功能。
9.2 年度報告的有效性：初、中、高三等級，第一級是年度財報要符合各須國際標準，中級則進階要求由獨立審計事務所出據正式聲明，確認該 NPO 的年度陳述真實地反映其財務活動狀況。最高級的折騰是要由(外部審計單位的)主計長或指定人員在正式聲明上簽字，確認年度報告真實反映財務情況。
9.3 審計結果：初、中、高三等級，初級為 NPO 去年財報的審計結果無不合格之處，中級為過去三年無不合格記錄，而最佳則為至少五年都合格過關。
9.4 報告界線：9.4 ~ 9.6 皆俱中、高二等級。前者中級為內部審查報告提交給財務人員或財務；後者則是將報告提交給理事會。
9.5 審計章程；內部審計章程，規範相關授權和職權。高級者則須經由總部辦公室同意此內部審計章程。
9.6 內部審計：已有完整的內部審計流程為中級，高級版則會再定期檢討此審計流程予以強化。
9.7 審計計劃：分初、中二級，初級是能事先好好已仔細作好內部審計規劃，中級則再針對容易詐欺的高風險、高價值項目特別留意審查。
9.8 審計員準備/培訓：三級，第一級為審計人員在執行任務前有給予適當的簡報，中級則是讓他們接受訓練以便更有效地執行審計工作，最高級是讓負責內部審計的經理或主任接受進階訓練，如果當地國內無合適的課程也可以送往國外受訓。
9.9 驗證：初、中二級，前者要求在流程中保留個別記錄與總數核實的財務控管。後者則會跟進掌握變異狀況，出現損失會予以調查，所有差異
和不合規的情況被適當記錄、調查或解決，且收錄到內部審計報告。
9.10 審計報告審查：僅有中級，要求審查報告由財務長或財務主任檢查。
9.11 工作人員經驗：共三級，基本要求是內部審計小組成員具經驗，導頭者至少有二年相關經歷，中級為組長至少有四年經驗，其它成員為二年；最高級則主管有六年以上經驗，其它成員為三年。
9.12 電腦使用：僅有高標，內部審計人員使用電腦帳戶管控，且能運用必要的電腦輔助審計技術。

10: 資訊使用

10.1 實際支出之使用：僅有初級標準，相關資訊的實際費用都是用在新預算製作。
10.2 財務績效指標運用：分三級，初級是雖有評估人員或部門職能表現的財務指標，但是各用各的並不一致。到了中級則是有一致的財務評估指標，最佳作法則是把財務指標整合在全體績效評估當中，以維持跨部門前後一貫看齊。
10.3 協助決策之數據：分中、高二級，中級是經理人能分析預算績效，來決定如何調整活動計畫，高級者則能進一步運用數據資訊分析，依據分析結果準備預算，並服務組合、人員配置模式、服務擴展等的進行重大決策。
10.4 捐款人報告：只有初級基本標準，要能準時提供正確的捐款人報告資訊。
10.5 預算績效分析：只有高級標準，經理依據持續的財務資訊，能找出某項目結束前花費的捐助資金比例，被拒比例低的費用報告給捐助者。