非營利組織能力評估工具 The Organizational Capacity Assessment Tool

上週公開宣聲要來想「非營利組織資訊儀」模板這件事之後，除了糾結在徵詢合適可能有興趣的個人/組織以請教本地 NGO/NPO 現實上是否真存有我所猜測的知識能力落差，以確定此項工作的必要與時效性外，一方面也意識到自身對於組織能力評量、指標發展等相關基本知識的欠缺。

McKinsey & Company 麥肯錫公司是廣為人知且具高度影響力的國際管理諮詢公司，其近一百年的公司實績在對各式官方政策或商業經營課題進行質性量性分析研究，提供企業或政府專業諮詢與建議獻策。2000年初期，麥肯錫公司受到 Venture Philanthropy Partners 之委託，設計開發了一套針對非營利社會團體的能力評估工具 Organizational Capacity Assessment Tool (OCAT)，作為 VPP 在考慮對非營利組織投資時，組織現況分析掌握重要參考框架。由於 VPP 這家私人公益創投基金在溢助偏好上比起大多數基金會僅針對工作專案獎助，前者更願意投資在組織日常營運成本的總體發展，故此套工具中所謂的能力評估較偏向在組織基礎能力建構。重視能力建設的原因往往不只是為了眼前的專案達成，而是為組織培蓄更多的能力來實現長遠的目標。

後來 OCAT 推廣到 VPP 圈外的非營利組織，據稱十來年下來已有上千個 NPO/ 基金會採用此套工具，OCAT 被翻成了十三種語言，成為社會部門組織在評估自身能力現況的一套受歡迎工具架構。其操作設計上先透過十大面向的問題(問卷方式)，請作答者來評估組織目前的能力現況--有哪些是擅長的優勢，缺點不足落在何處。這十類組織課題如下圖三角形所示：激勵(4)、策略(13)、資金(11)、領導層、工作人員和志工(43)、價值(7)、學習和創新(15) 、行銷和傳播溝通(6) 、管理流程(15) 、組織、基礎設施和科技(9) 、倡議(44)。其中顏色的深淺代表了了能力的不同級層，各項後面的數字則代表問卷裏的題數。我自己草草看過一遍全部 167道選擇題，不禁佩服起設計者題目思考之全面，許多問題倒是自己過去未曾留意原本它可作為能力評量的觀察點，的確讓我在思考衡量指標上大有幫助。更具體的題目內容方向可以稍參考 OCAT2.0 網站上的示範題目樣本。

此問卷設計架構是在十大面向之下，再稍微把問卷題目分類，以其中「組織、基礎設施和科技」為例，可再分為三大類：設計引導( 設計的職位能否使員工覺得有能力推動達成結果？組織結構是否帶目的地設計並充分記錄過程？整個組織進行溝通和協調的狀況 ？)；充足的基礎設施(例如辦公室空間有無合乎工作需求)；科技與工作推動( 如財務管理的科技應用、 IT系統是否能夠促進並推動工、有無網站、 有效利用社交平台傳播取得更多支持、數據庫和報告系統)。每一道個別問題會都有四種選項讓作答者挑選(如果不知道或該題不適合組織情況，則可挑選最底下的"Not Applicable"/"Do Not Konw"，或者再以利用最下方的文字欄位補充質性意見)。通常這四種選項中，選項 1 可能是最無所作為、最不濟的情況，然後再加次遞增，選項2 則是狀況稍微好一點但仍有許多難題，選項4就是業界翹楚引領風騷之等級。

想起八七年前曾參加過類似這種組織能力評估活動，參與者不到十來人，每個人先個自填了一份長長問卷後，再由一位外來的引導者協助來參與者針對自己和他人的結果進行討論交流，總時間大概是半天。但因為參與者並非是同一個組織，該次活動的目的主要是想向 NGO 工作者介紹這類組織能力評估的操作方法，而非實際對某個組織在進行能評量工作，討論聚焦的效果不是很好，當時的話題似乎比較多在題組設計的合理與否、如何操作，較少涉及組織內部能力評量與認知落差的溝通促進。

十年後 OCAT 2.0 在 2013 年升級，內容原本僅有七個面向再予擴充強化至上述十大項，例如在原先第一版時，並無「倡議」項目，但在 2.0 不只新增此向度，其題數之繁，似乎反應了「倡議工作」作為現代社會組織的重要能力之一。倡議面向的問卷題目有44道，又可分為： a)具明確說服力的變革理論 b)倡議的規劃流程 c)有條理地追求倡議目標 d)完整了解問題和主要參與者 e)人際關係管理系統 f)有效地影響所倡議之目標 g)溝通傳播倡議目標 h)政策和倡議工作與組織目標等八類。前面提到 OCAT 的問題之細膩算是讓我開了眼界，例如在組織倡議能力的「有效影響所倡議之目標」底下，有題目進一步追問： 在相關領域已建立了多少公信力？ 組織在積極主動地提出新議題並推動風潮勢頭的能力？ 能否所提倡的重要議題提出新的見解？ 能否有效地將組織關心的議題題連結此刻社會更為廣泛關注的課題？….這些問題都是我過去被迫被動地回應許多倡議工作時未有心力思考或是注意到原來該注意的東西。

另外，開發的團隊發展出線上操作(僅有英文語言介面)，任何人免費申請使用帳號後，管理者可邀請同組織人員各別找時間作評量問卷外，也可以再開啟另一個組織的新問卷(雖然題目內容完全一樣)，如此設計的好處是可能某個帳號會跨及參與多個組織，同一份組織問卷可以讓身在不同空間的理監事、工作人員、核心志工各自在期限內找時間空檔完成意見回應且便於快速地統計呈現參與作答者的答案分佈統計。在下圖中即可看到 OCAT2.0 可以針對問卷結果的視覺化，協助組織在策略、領導、資金和其它重要領域上的能力層度與共識高低，進而認可現階段組織在相關能力的落點何在。

有義務參與問卷如期認真地作完這一百多道題目只是 OCAT 成功的小起步， 接下來成員還必須針對問卷結果所反應的組織能力現實，再彼此開誠佈公地交流：哪些現有的欠缺能力是彼此共識高的哪些是認知差異大的，巨大差異存在的原因是什麼？是否該優先以共識高的欠缺能力為加強的重點？這時候除了找機會安排時間讓問卷參與者一起坐下作進一步討論外，最好能有熟悉此套工具運作的「外部人員」在過程中協助確保對話討論的積極建設、緩和緊張。（討論長度視人數而定，10人以下的話大概最少也要花上半天的時間）

從個人的一般理性經驗推測，比之資源豐富運作穩定結構科層化的大型非營利組織，小型NGO/NPO 更需要進行自我能力評估(但也相對地更欠缺相關的知識能力、人脈管道和資源)，因為其運作上更易碰上許多操心事：無效的策略、浪費的工具、走心的專案、援擾的人際麻煩.....。失敗愁困時與其急著找外援求救求助各種解方，不妨退後一步沈下心來花時間系統化、全面性地評估其當前的組織能力，也許鈴鐺正是掛在自己身上卻不願不敢不想拿下來，而這類評量能更有效地協助 NGO 看清這些的問題。既然現成已有行之已久的工具，組織核心成員不妨可以考慮在下次組訓 retreat 時，利用 OCAT 來規劃議程與活動內容吧。

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